Tietosuoja Vuokrataloyhtiöissämme

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Porin YH-Asuntojen asiakaspalveluun.

Vuokrataloyhtiössämme keräämme asukasvalintaa varten valtioneuvoston asetuksen asukkaiden valinnasta arava- ja korkotukivuokra-asuntoihin (166/2008) ja ympäristöministeriön asetuksen arava- ja korkotukivuokra-asuntojen hakemuslomakkeesta ja sen liitteistä (904/2006) mukaisia tietoja.

Hakijalta edellytetään hakemusvaiheessa seuraavat tiedot seuraavia tietoja; huoneistoon asumaan tulevien henkilötiedot (avio- ja avopuolison osalta henkilötunnus ja lasten osalta syntymävuosi), hakijan asunnontarve, hakijaruokakunnan jäsenten tulot ja varallisuus, haettavaa huoneistoa koskevat tiedot, nykyistä asuntoa koskevat tiedot. Tästä muodostuu rekisteri hakijoista. Pystyäksemme myös jälkikäteen osoittamaan, että asukasvalinnassa on noudatettu tarveharkintaa, sovellamme tietojen säilyttämiseen ARAn ohjeita vuokrasuhteen tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta.

Tietyissä tilanteissa on asuntohakemukseen liitettävä, ennen vuokrasopimuksen tekemistä, seuraavat selvitykset: kaikkien työssäkäyvien, huoneistoon muuttavien henkilöiden työnantajilta saadut palkkatodistukset brutto kuukausiansioista kuukausittaisista bruttotuloista, todistus eläkkeen määrästä (brutto euroa/kk), verotodistukset, kaikilta huoneistoon muuttavilta yli 18-vuotiailta, (verotuspäätös ja esitäytetyn veroilmoituksen erittelyosa viimeksi toimitetusta verotuksesta, kiinteistöjen osalta voidaan pyytää kiinteistöverolippu) selvitys omaisuuden käyvästä arvosta, jos jollakin hakijatalouden jäsenellä on varallisuutta, muut mahdolliset todistukset, joihin hakija haluaa vedota, esim.: tuomioistuimen päätös muuttovelvoitteesta, raskaus-todistus. Mikäli vuokrasopimus sittemmin syntyy, ovat tiedot osa vuokralais- ja asukasrekisteriä. Mikäli sopimusta ei synny, ovat nämä tiedot osa hakijarekisteriä.

Vuokrataloyhtiömme kerää myös tiedot vuokralaisista ja huoneistoiden asukkaista omaan rekisteriin (vuokralais- ja asukasrekisteri). Hakijarekisterissä mainittujen tietojen lisäksi keräämme rekisteriin vuokralaisten ja asukkaiden seuraavat henkilötiedot: nimitiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero ja muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot. Nämä kerätään, jotta saamme vuokrataloyhtiömme arjen pyörimään. Vuokralais- ja asukasrekisterin henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin vuokralainen ja/tai asukas asuu taloyhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia. Tietojen säilyttäminen on velan vanhentumislain perusteella tarpeen 10 vuoden ajan. Lisäksi sovellamme näidenkin tietojen osalta ARAn ohjeita vuokrasuhteen tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta.

Kerätyt henkilötiedot saamme vuokralaisilta tai/ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta viranomaislähteiltä ja muilta palveluntarjoajilta saaduilla tiedoilla, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden.

Vuokrataloyhtiössämme muodostuu lisäksi henkilörekisteri tallentavasta valvontakamerasta sekä sähköisestä kulunvalvonnasta, jotka ovat käytössämme ihmisten ja omaisuuden turvaksi. Tallentavan valvontakameran/sähköisen kulunvalvonnan sisältämiä henkilötietoja säilytämme maksimissaan 10 vuoden ajan.

Henkilötietojen luovutuksen osalta sovellamme tietojen säilyttämiseen ARAn ohjeita vuokrasuhteen tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta. Siltä osin kuin ohjeet eivät rajoita henkilötietojen luovuttamista on henkilötietoihin pääsy vuokrataloyhtiömme hallituksella, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti perintäyhtiöllä vuokra- yms. saatavien perinnän toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tallentavan valvontakameran sekä sähköisen kulunvalvonnan henkilötietoja voivat tarkastella vain esitutkintaviranomaiset. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa.

Taloyhtiömme varmistaa, että yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille.